Jsme přilepeni k našim obrazovkám. Telefon, notebook nebo tablet nám poskytuje okamžitý přístup k téměř všem potřebným datům. Je to pohodlné. Je to konstantní. Ale pohodlí má dvě strany. Někdy informace nepočkají, až je začnete hledat. Někdy to musí přijít přímo k vám. A když se zpráva potřebuje dostat k tisícům lidí najednou, vytočení čísla nebo stisknutí tlačítka „odeslat“ v e-mailu již není možné.
Zde přichází na řadu hromadná pošta. Nejde jen o odeslání poznámky. Jedná se o soubor metod navržených k poskytování informací obrovskému publiku najednou.
Proč záleží na rychlosti a dosahu
Přemýšlejte o sázkách. Během mimořádné situace počasí musí orgány činné v trestním řízení okamžitě upozornit veřejnost na život ohrožující podmínky. Na jednotlivé hovory není čas. Lékaři mohou pomocí těchto systémů informovat stovky pacientů, že jsou k dispozici vakcíny proti chřipce. Prodejce elektroniky může předplatitelům oznámit, že je konečně k dispozici pro předobjednávku vysoce očekávaná videohra.
Cíl je jednoduchý: oslovit co nejvíce lidí co nejrychleji.
Aby toho bylo dosaženo, musí být technologie univerzální. Zprávy mohou být nahrané hlasové hovory, standardní e-maily, textové zprávy nebo dokonce faxy. Jsou přenášeny prostřednictvím tradičních telefonních linek, mobilních sítí nebo přes otevřený internet. Ale v zákulisí je potřeba hodně práce. Potřebujete robustní databázi kontaktních informací a hardware, který zvládne obrovské nápory dat, aniž byste byli zahlceni.
Hlavním problémem hromadného rozesílání je nejen doručování, ale také ověřování. Odesílatelé často potřebují vědět, zda byly jejich zprávy skutečně doručeny a zda je příjemci pochopili.
Mechanika obousměrné komunikace
Ne všechna vysílání jsou jednosměrná. Zvažte zubní kliniku. Rozesílali upomínky na schůzky prostřednictvím automatických telefonních zpráv. Pacient musí odpovědět. Stisknutím jednoho tlačítka zadání potvrdí a druhým jej zruší.
U naléhavých upozornění je tato zpětná vazba kritická. Odesílatel potřebuje vědět, zda byla zpráva přijata. Viděl příjemce nouzové upozornění? Slyšel příjemce oznámení o očkování proti chřipce? Tato složitost je důvodem, proč většina organizací nevytváří takové systémy sama. Začínají spoluprací s poskytovatelem služeb.
Dodavatelé mají personál a specializované vybavení, aby tyto úkoly zvládli. Odesílatel – ať už jednotlivec nebo společnost – spolupracuje s dodavatelem na zajištění efektivity.
Co vlastně dodavatelé nabízejí
Dodavatelé nejsou monolitičtí. Jejich nástroje se velmi liší v závislosti na velikosti operace. Jako obecné pravidlo však můžete očekávat určitou sadu infrastruktury:
- Server pro ukládání a přístup k velkým databázím kontaktů. Někteří prodejci dokonce instalují tento server za firewall klienta pro zvýšení bezpečnosti.
- Hardware a software, který ukládá zprávy a směruje je ke správným příjemcům.
- Místo pro ukládání archivů odeslaných zpráv i příchozích odpovědí.
- Analytický software pro sledování a záznam odpovědí.
- Šifrovací nástroje pro zpracování citlivých dat.
Tarifní plány se liší stejně jako smlouvy na mobilní telefony. Můžete platit za použité minuty, počet odeslaných zpráv za zúčtovací období nebo celkový počet kontaktů ve vaší databázi. Náklady se také liší v závislosti na typu zprávy, velikosti e-mailových příloh a množství požadovaného archivního prostoru.
Soulad a hygiena dat
Jakmile si odesílatel vybere poskytovatele a plán, skutečná práce začíná. Je potřeba nahrát své kontakty do databáze dodavatele. Některé služby umožňují importovat existující seznamy, například adresáře Gmailu nebo Outlooku. Jindy musíte ručně zadat data, abyste vytvořili seznam od začátku.
Pokud jste firma, která se snaží prodávat produkty, existuje právní překážka, kterou nelze ignorovat. Musíte zajistit, aby váš seznam nebyl v konfliktu s národními nebo místními seznamy nevolání. Porušení těchto pravidel rychle vede k pokutám a poškození pověsti.
Lidé se stěhují. Mění telefonní čísla. Mění e-mailové adresy. Ne každý chce dostávat upozornění na spam. Dobří dodavatelé s tím počítají. Umožňují příjemcům aktualizovat své informace nebo se odhlásit přímo ze samotné zprávy. Odesílatelé mohou vytvářet filtry pro segmentaci publika, což zajišťuje, že konkrétní vysílání obdrží pouze zainteresované strany.
Podívali jsme se na infrastrukturu. Nastavení. Dodržování. Dále se podíváme na to, co přesně se stane, když odesílatel skutečně vytvoří zprávu.
Odesílání hromadných zpráv
Do webového portálu zadáte zprávu. Server poskytovatele jej udržuje v pohotovostním režimu do stanovené doby. Poté přijdou do hry stroje. Zabývají se vytáčením, adresováním a doručováním. Vypadá to jako kouzlo, ale ve skutečnosti je to jen logistika ve velkém měřítku.
Většina platforem vám umožňuje vybrat si způsob dopravy. Telefonní hovor? SMS? E-mail? Fax? Nebo necháte systém, aby zvolil metodu na základě preferencí příjemců. Skutečná síla spočívá v eskalaci. Pokud telefonní hovor přejde do hlasové schránky nebo ne, služba se nezastaví. Snaží se odeslat textovou zprávu. Pokud to selže, může zkusit poslat e-mail. Systém pokračuje ve snaze doručit zprávu, dokud nedorazí k příjemci nebo nevyčerpá všechny možné možnosti.
Níže je technický popis toho, co se děje v zákulisí.
Kanál hlasových zpráv
Odesílatelé mají dvě možnosti hlasového vysílání. Můžete nahrát svůj vlastní hlas. Nebo můžete napsat skript a nechat převážnou část práce na softwaru pro převod textu na řeč.
Motory pro syntézu řeči nečtou jen slova. Rozkládají je na své složky. Software používá složité algoritmy k oddělení zadaných slov do fonémů. Fonémy jsou nejmenší zvukové jednotky jazyka. Počítačový hlas pak tyto fonémy rekonstruuje do slyšitelné řeči.
Poskytovatelé zřídka využívají k doručování starou telefonní síť s přepojováním okruhů. Používají Voice over Internet (VoIP). Je to levnější a rychlejší.
Proces vypadá takto:
1. Zvuk je digitalizován. Systém měří zvukové vlny v určitých časových intervalech.
2. Tato měření jsou převedena na binární data (jedničky a nuly).
3. Tato data jsou přenášena přes internet ve formě paketů.
4. Brána propojuje tato dvě média přenosem dat z internetu do tradiční telefonní sítě.
Některé služby také zpracovávají odpovědi. Místo toho, aby vám přeposílali každou zprávu, kterou obdrží, shrnují data. Obdržíte zprávu. Příjemci mohou mačkat tlačítka na klávesnici nebo vyslovovat své odpovědi nahlas. Pokud mluví, služba používá ke zpracování odpovědi software pro rozpoznávání řeči.
Kontroverze kolem mobilního vysílání
Ne všechny zprávy jsou odesílány na konkrétní čísla. Existuje mobilní vysílání – agresivnější způsob doručování.
Mobilní telefony neustále vysílají signály do nejbližší věže. To umožňuje síti sledovat polohu zařízení. Vysílání na mobilní telefony využívá této funkce. Odešle zprávu všem účastníkům v oblasti pokrytí konkrétní věže.
Tato metoda je vysoce účinná pro nouzové situace. Myslete na varování před počasím nebo Amber Alerts. Výstrahu dostanete okamžitě, bez ohledu na to, kdo jste.
Tato metoda má ale i své kritiky. Zastánci ochrany osobních údajů varují před používáním této technologie pro nekomerční, nikoli nouzové účely. Pokud společnost může posílat reklamu všem předplatitelům v okruhu centra města, jde to za přijatelné hranice. Technologie existuje. Diskutuje se o tom, zda by se měl používat.
Textové zprávy
Odesílání textových zpráv vypadá jednoduše. Ale na úrovni hromadné pošty to zahrnuje víc než jen SMS.
Textování není kouzlo. Procházejí specifickým řetězcem hardwaru a softwaru. Služba krátkých zpráv (SMS) je protokol používaný při komunikaci vašeho telefonu s jiným telefonem. Ale hromadná pošta? To je úplně jiný příběh. Zpráva je odeslána z počítače do mnoha telefonů. Odesílatel zadá text zprávy do webového rozhraní. Poskytovatel jej pak směruje přes SMS bránu. Tato brána připojuje internet k mobilní síti.
Odtud jde zpráva do Short Message Processing Center (SMSC). SMSC je prvkem kritické infrastruktury. Tyto zprávy ukládá a směruje. SMSC určí mobilní věž nejblíže k příjemci. Věž vysílá signál do zařízení. Úplnou cestu ke zprávě si můžete přečíst v článku Jak SMS funguje.
Omezení odesílání prostřednictvím SMS
Textové zprávy mají přísná omezení velikosti. Obvykle jsou omezeny na 160 znaků. Za jejich přijetí si dopravci často účtují malý poplatek. Tato struktura nákladů vytváří překážky. Mnoho hromadných poštovních služeb umožňuje příjemcům odhlásit se. Vysoká zátěž také způsobuje zpoždění. Doručení není okamžité. Kvůli tomuto zpoždění se lidé zdráhají používat SMS ke sdělování důležitých informací.
Distribuce faxu přes IP
Faxové e-maily procházejí změnami. Obvykle používají Fax over Internet Protocol (FoIP). Je to levnější než klasické faxování. Stejně jako VoIP rozděluje FoIP informace do datových paketů. Posílá je přes internet. Služba může zprávu uložit. Poté jej přepošle jako přílohu e-mailu. Nebo odešle fax v reálném čase. FoIP v reálném čase vypadá jako tradiční fax. Data se ale přenášejí přes internet, ne přes telefonní linku. Článek How FoIP Works vysvětluje cestu datových paketů.
Hromadný e-mail
Odeslání newsletteru prostřednictvím e-mailu je jako poslání dopisu dlouhému seznamu přátel. Ale v masovém měřítku. Poskytovatelé používají vysoce výkonné poštovní servery. Kombinují je s širokopásmovým připojením k internetu. Tím se zabrání přetížení sítě. Poskytovatelé internetových služeb spolupracují s poskytovateli internetových služeb (ISP), aby nebyli zachyceni spamovými filtry. Legitimní služby se řídí přísnými pravidly. Musí dodržovat předpisy týkající se nevyžádaných zpráv.
Debata o soukromí a etice
Hromadné zasílání zpráv je užitečné. Přináší důležité informace. V nouzových situacích zachraňuje životy. Ale je to kontroverzní. Kritici tvrdí, že hromadné shromažďování kontaktních informací porušuje soukromí. Jiní mají proti obsahu zpráv námitky. Politické robotické hovory vyvolaly v roce 2006 etické otázky. Mnoho lidí nemá rádo žádné nevyžádané zprávy. I když máte možnost se odhlásit, námitky zůstávají. Navzdory tomu jsou masové komunikační metody velmi rozšířené. Využívání hromadné pošty se v budoucnu pravděpodobně zvýší.
Další zdroje
Články z How Stuff Works
- Jak funguje FoIP
- Jak funguje VoIP
- Jak SMS funguje
- Jak funguje internetová infrastruktura
- Jak fungují videokonference
- Jak fungují počítače
- Jak fungují webové servery
Další odkazy
- Lanier: Pochopení IP – PDF
- Základy mobilní telefonie
- Slovník bezdrátových telekomunikací
- FCC: Glosář telekomunikačních termínů
Zdroje
- Asociace civilních nouzových služeb. “Co je to Cell Broadcast?”
- Codespear. Upozornění na vysílání.
- Codespear. Bílá kniha SmartMsg
- Jania, Franku. “Broadcast Messaging: Zprávy masám.” Fronta ACM. listopadu 2003.
- Weisz, Justin D. et. Al. “Synchronous Broadcast Messaging: The Use of ICT.” CHI 2006 Sborník. dubna 2006.
