Jesteśmy przyklejeni do naszych ekranów. Telefon, laptop czy tablet daje nam błyskawiczny dostęp do niemal wszystkich potrzebnych nam danych. To wygodne. To jest ciągłe. Ale wygoda ma dwie strony. Czasami informacja nie czeka, aż zaczniesz jej szukać. Czasami musi to przyjść prosto do Ciebie. A gdy wiadomość musi dotrzeć do tysięcy osób jednocześnie, wybranie numeru lub naciśnięcie przycisku „wyślij” w wiadomości e-mail nie wchodzi już w grę.
Tutaj właśnie wchodzi w grę masowa wysyłka. To nie tylko wysłanie notatki. Jest to zestaw metod zaprojektowanych w celu dostarczenia informacji ogromnej liczbie odbiorców za jednym razem.
Dlaczego prędkość i zasięg mają znaczenie
Pomyśl o stawce. W przypadku zagrożenia pogodowego organy ścigania muszą natychmiast powiadomić społeczeństwo o warunkach zagrażających życiu. Nie ma czasu na rozmowy indywidualne. Praktyki lekarskie mogą wykorzystywać te systemy do powiadamiania setek pacjentów o dostępności szczepionek przeciw grypie. Sprzedawca sprzętu elektronicznego może powiadomić subskrybentów, że długo oczekiwana gra wideo jest wreszcie dostępna w przedsprzedaży.
Cel jest prosty: dotrzeć do jak największej liczby osób w jak najkrótszym czasie.
Aby to osiągnąć, technologia musi być uniwersalna. Wiadomościami mogą być nagrywane rozmowy głosowe, standardowe e-maile, wiadomości tekstowe, a nawet faksy. Transmisja odbywa się za pośrednictwem tradycyjnych linii telefonicznych, sieci komórkowych lub otwartego Internetu. Ale za kulisami potrzeba dużo pracy. Potrzebujesz solidnej bazy danych zawierającej informacje kontaktowe i sprzęt, który będzie w stanie obsłużyć ogromne ilości danych bez nadmiernego obciążenia.
Głównym problemem masowej wysyłki jest nie tylko doręczenie, ale także weryfikacja. Nadawcy często muszą wiedzieć, czy ich wiadomości zostały faktycznie dostarczone i czy zostały zrozumiane przez odbiorców.
Mechanika komunikacji dwukierunkowej
Nie wszystkie transmisje są jednokierunkowe. Weź pod uwagę klinikę dentystyczną. Wysyłali przypomnienia o spotkaniach za pomocą automatycznych wiadomości telefonicznych. Pacjent musi odpowiedzieć. Naciska jeden przycisk, aby potwierdzić wpis, a drugi, aby go anulować.
W przypadku pilnych alertów ta informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie. Nadawca musi wiedzieć, czy wiadomość została odebrana. Czy odbiorca widział alert awaryjny? Czy odbiorca słyszał ogłoszenie o szczepieniu przeciwko grypie? Z powodu tej złożoności większość organizacji samodzielnie nie buduje takich systemów. Zaczynają od współpracy z usługodawcą.
Dostawcy dysponują personelem i specjalistycznym sprzętem do realizacji tych zadań. Nadawca – osoba fizyczna lub firma – współpracuje z dostawcą, aby zapewnić efektywność.
Co faktycznie oferują dostawcy
Dostawcy nie są monolityczni. Ich narzędzia różnią się znacznie w zależności od wielkości operacji. Jednak z reguły można spodziewać się określonego zestawu infrastruktury:
- Serwer do przechowywania i dostępu do ogromnych baz danych kontaktów. Niektórzy dostawcy instalują nawet ten serwer za zaporą sieciową klienta, aby zwiększyć bezpieczeństwo.
- Sprzęt i oprogramowanie przechowujące wiadomości i kierujące je do właściwych odbiorców.
- Miejsce do przechowywania archiwów zarówno wysłanych wiadomości, jak i przychodzących odpowiedzi.
- Oprogramowanie analityczne do śledzenia i rejestrowania odpowiedzi.
- Narzędzia szyfrujące do przetwarzania wrażliwych danych.
Plany taryfowe różnią się tak samo, jak umowy na telefony komórkowe. Możesz płacić za wykorzystane minuty, liczbę wysłanych wiadomości w okresie rozliczeniowym lub całkowitą liczbę kontaktów w Twojej bazie danych. Koszty różnią się także w zależności od rodzaju wiadomości, rozmiaru załączników do wiadomości e-mail i ilości wymaganego miejsca w archiwum.
Zgodność i higiena danych
Gdy nadawca wybierze dostawcę i plan, rozpoczyna się prawdziwa praca. Musisz załadować swoje kontakty do bazy danych dostawcy. Niektóre usługi umożliwiają importowanie istniejących list, takich jak książki adresowe Gmaila lub Outlooka. Innym razem musisz ręcznie wprowadzić dane, aby utworzyć listę od zera.
Jeśli prowadzisz firmę próbującą sprzedawać produkty, istnieje przeszkoda prawna, której nie można zignorować. Musisz upewnić się, że Twoja lista nie koliduje z listami krajowymi lub lokalnymi nie dzwoń do list. Naruszenie tych zasad szybko skutkuje karami finansowymi i utratą reputacji.
Ludzie się poruszają. Zmieniają numery telefonów. Zmieniają adresy e-mail. Nie każdy chce otrzymywać powiadomienia o spamie. Dobrzy dostawcy biorą to pod uwagę. Umożliwiają odbiorcom aktualizację swoich informacji lub wypisanie się bezpośrednio z samej wiadomości. Nadawcy mogą tworzyć filtry w celu segmentacji odbiorców, zapewniając, że tylko zainteresowane strony otrzymają określone transmisje.
Przyjrzeliśmy się infrastrukturze. Ustawienia. Zgodność. Następnie przyjrzymy się, co dokładnie dzieje się, gdy nadawca faktycznie tworzy wiadomość.
Wysyłanie wiadomości zbiorczych
Wpisujesz wiadomość w portalu internetowym. Serwer dostawcy utrzymuje go w stanie gotowości do wyznaczonego czasu. Wtedy do gry wkraczają maszyny. Zajmują się wybieraniem numerów, adresowaniem i dostawą. Wydaje się, że to magia, ale tak naprawdę to tylko logistyka na dużą skalę.
Większość platform umożliwia wybór metody wysyłki. Telefon? Wiadomość tekstowa? E-mail? Faks? Możesz też pozwolić systemowi wybrać metodę na podstawie preferencji odbiorców. Prawdziwa siła leży w eskalacji. Jeśli połączenie telefoniczne zostanie przekierowane na pocztę głosową lub nie, usługa nie zostanie zatrzymana. Próbuje wysłać wiadomość tekstową. Jeśli to się nie powiedzie, może spróbować wysłać e-mail. System kontynuuje próbę dostarczenia wiadomości, aż dotrze do odbiorcy lub wyczerpał wszystkie możliwe opcje.
Poniżej znajduje się techniczny opis tego, co dzieje się za kulisami.
Potok wiadomości głosowych
Nadawcy mają dwie możliwości transmisji głosowych. Możesz nagrać swój własny głos. Możesz też wpisać skrypt i pozwolić, aby oprogramowanie do zamiany tekstu na mowę wykonało większość pracy.
Silniki syntezy mowy nie tylko czytają słowa. Rozbijają je na elementy składowe. Oprogramowanie wykorzystuje złożone algorytmy do rozdzielania wpisywanych słów na fonemy. Fonemy to najmniejsze jednostki dźwiękowe języka. Skomputeryzowany głos następnie rekonstruuje te fonemy na mowę słyszalną.
Dostawcy rzadko korzystają ze starej sieci telefonicznej z komutacją łączy. Używają Głosu przez Internet (VoIP). Jest taniej i szybciej.
Proces wygląda następująco:
1. Dźwięk jest cyfrowy. System mierzy fale dźwiękowe w określonych odstępach czasu.
2. Pomiary te są konwertowane na dane binarne (jedynki i zera).
3. Dane te przesyłane są poprzez sieć Internet w formie pakietów.
4. Gateway łączy te dwa media przesyłając dane z Internetu do tradycyjnej sieci telefonicznej.
Niektóre usługi przetwarzają również odpowiedzi. Zamiast przekazywać Ci każdą otrzymaną wiadomość, podsumowują dane. Otrzymujesz raport. Odbiorcy mogą naciskać przyciski na klawiaturze lub wypowiadać swoje odpowiedzi na głos. Jeśli mówią, usługa wykorzystuje oprogramowanie do rozpoznawania mowy w celu przetworzenia odpowiedzi.
Kontrowersje wokół transmisji w telefonach komórkowych
Nie wszystkie wiadomości są wysyłane na określone numery. Istnieje transmisja komórkowa – bardziej agresywna metoda dostarczania.
Telefony komórkowe stale wysyłają sygnały do najbliższej wieży. Dzięki temu sieć może śledzić lokalizację urządzenia. Funkcja ta wykorzystuje funkcję transmisji na telefony komórkowe. Wysyła wiadomość do wszystkich abonentów znajdujących się w zasięgu konkretnej wieży.
Metoda ta jest bardzo skuteczna w sytuacjach awaryjnych. Pomyśl o ostrzeżeniach pogodowych lub bursztynowych alarmach. Natychmiast otrzymasz powiadomienie, niezależnie od tego, kim jesteś.
Ale ta metoda ma również swoich krytyków. Zwolennicy prywatności ostrzegają przed wykorzystywaniem tej technologii do celów niekomercyjnych i innych niż awaryjne. Jeśli firma może wysyłać reklamy do wszystkich abonentów w promieniu centrum miasta, przekracza to dopuszczalne granice. Technologia istnieje. Trwa dyskusja na temat tego, czy należy go stosować.
Wiadomości tekstowe
Wysyłanie SMS-ów wydaje się proste. Jednak na poziomie masowej wysyłki obejmuje to coś więcej niż tylko SMS-y.
Wysyłanie SMS-ów to nie magia. Przechodzą przez określony łańcuch sprzętu i oprogramowania. Short Message Service (SMS) to protokół używany podczas komunikacji telefonu z innym telefonem. Ale masowa wysyłka? To zupełnie inna historia. Wiadomość jest wysyłana z komputera do wielu telefonów. Nadawca wprowadza tekst wiadomości do interfejsu internetowego. Następnie dostawca przesyła je przez bramkę SMS. Bramka ta łączy Internet z siecią komórkową.
Stamtąd wiadomość trafia do Centrum przetwarzania krótkich wiadomości (SMSC). SMSC jest krytycznym elementem infrastruktury. Przechowuje i przekazuje te wiadomości. SMSC określa wieżę komórkową znajdującą się najbliżej odbiorcy. Wieża przesyła sygnał do urządzenia. Możesz przeczytać artykuł Jak działa SMS, aby zobaczyć pełną ścieżkę wiadomości.
Ograniczenia w wysyłaniu SMS-ów
Wiadomości tekstowe mają ścisłe ograniczenia dotyczące rozmiaru. Zazwyczaj są one ograniczone do 160 znaków. Przewoźnicy często pobierają niewielką opłatę za ich otrzymanie. Taka struktura kosztów stwarza przeszkody. Wiele usług masowej wysyłki umożliwia odbiorcom rezygnację z subskrypcji. Duże obciążenie powoduje również opóźnienia. Dostawa nie jest natychmiastowa. Z powodu tego opóźnienia ludzie niechętnie korzystają z wiadomości SMS do przekazywania ważnych informacji.
Dystrybucja faksów przez IP
Wysyłka faksów przechodzi zmiany. Zwykle używają protokołu Faks przez Internet (FoIP). Jest to tańsze niż tradycyjne faksowanie. Podobnie jak VoIP, FoIP dzieli informacje na pakiety danych. Wysyła je przez Internet. Usługa może zapisać wiadomość. Następnie przesyła go jako załącznik do wiadomości e-mail. Lub wysyła faks w czasie rzeczywistym. FoIP w czasie rzeczywistym wygląda jak tradycyjny faks. Dane przesyłane są jednak przez Internet, a nie przez linię telefoniczną. Artykuł Jak działa FoIP wyjaśnia ścieżkę pakietów danych.
E-mail zbiorczy
Wysyłanie newslettera za pośrednictwem e-maila jest jak wysyłanie listu do długiej listy znajomych. Ale na masową skalę. Dostawcy korzystają z serwerów pocztowych o wysokiej wydajności. Łączą je z szerokopasmowymi łączami internetowymi. Zapobiega to przeciążeniom sieci. Dostawcy usług internetowych współpracują z dostawcami usług internetowych (ISP), aby uniknąć wpadnięcia w filtry spamu. Legalne usługi podlegają ścisłym zasadom. Muszą przestrzegać przepisów dotyczących niechcianych wiadomości.
Debata na temat prywatności i etyki
Wiadomości zbiorcze są przydatne. Dostarcza ważnych informacji. W sytuacjach awaryjnych ratuje życie. Ale to jest kontrowersyjne. Krytycy twierdzą, że zbiorcze gromadzenie danych kontaktowych narusza prywatność. Inni sprzeciwiają się treści wiadomości. W 2006 r. automatyczne połączenia polityczne wzbudziły wątpliwości etyczne. Wiele osób nie lubi żadnych niechcianych wiadomości. Nawet jeśli masz możliwość rezygnacji z subskrypcji, zastrzeżenia pozostają. Mimo to metody masowej komunikacji są szeroko rozpowszechnione. W przyszłości prawdopodobnie wzrośnie wykorzystanie masowej wysyłki mailingowej.
Dodatkowe zasoby
Artykuły z książki Jak działa
- Jak działa FoIP
- Jak działa VoIP
- Jak działa SMS
- Jak działa infrastruktura internetowa
- Jak działają wideokonferencje
- Jak działają komputery PC
- Jak działają serwery internetowe
Dodatkowe linki
- Lanier: Zrozumienie własności intelektualnej – PDF
- Podstawy telefonii komórkowej
- Słowniczek telekomunikacji bezprzewodowej
- FCC: Glosariusz terminów telekomunikacyjnych
Źródła
- Stowarzyszenie Służb Powiadamiania Cywilnego. „Co to jest transmisja komórkowa?”
- Kodespear. Ostrzeganie o transmisji.
- Kodespear. Biała księga SmartMsg
- Jania, Frank. „Przesyłanie wiadomości: przesyłanie wiadomości do mas”. Kolejka ACM. Listopad 2003.
- Weisz, Justin D. i in. Glin. „Synchroniczne przesyłanie wiadomości rozgłoszeniowych: wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych”. Postępowanie CHI 2006. kwiecień 2006.
